“標準化、流程化”讓我們走在時代前頭

“標準化、流程化”讓我們走在時代前頭


老弟讀大學那會在麥當勞打暑假工,先是送外賣,沒幾天就轉廚房做漢堡、炸雞。我問:“你一個新來的怎么會做這些,不用學的嗎?”


老弟得意的說:“這你就不懂了,麥當勞做什么事情都是講流程的。比如說:炸薯條、雞塊,油溫多少度,炸幾分鐘,多久賣不出去就得回收,這些全都寫得清清楚楚的貼在墻上,一看就明白。”


“還有做漢堡,規定兩片面包,一片牛肉餅,1/8盎司芝士醬,1/3盎司番茄醬。怎么量化呢,我們有一個槍,一下1/8盎司,一下1/3盎司。然后三片酸黃瓜、三片鮮黃瓜、二十粒洋蔥碎……走,用包裝紙一包,全世界一個味。”


難怪,有了這樣的流程,隨便一個新員工都能很快從生手變熟手,還能保證質量統一高水準。




這就是麥當勞成功的秘訣:


三流的員工


二流的管理者


一流的流程


反觀中餐,能否經營好全憑大師傅的做飯水準,而培養一個中餐的大師傅又特別難,沒有十年八年的工夫,是熬不到掌勺大師傅的。為什么?因為沒有量化,沒有流程!所以中餐難以復制,難以復制就必然導致難有穩定的質量,同時沒有復制也就沒有規模。






對于企業經營也是如此。


好的流程制度的設定可以通過不斷的復制,從而節約時間成本和勞動成本,甚至可以起到顛覆性的運作成果。


就像慧鑫,一直在強調工作要“標準化、流程化”。作為規模化經營的財務公司,我們一直尋求革新。


傳統代理記賬都采用會計承包制,每個會計承包了20家至50家客戶的所有任務。




弊端在于:




水平不一


做賬好壞完全看個人經驗,對會計專業能力的依賴性大,屬于個性化服務,無法大規模復制。




低效


個人負責制無法形成一體化的分工協作,工作效率低下。




服務斷層


隨著機構規模擴大,機構負責人再也照顧不到每一個企業。這時,會計帶著客戶一起流失的情況必然發生,代理記賬機構就會自動分裂。即使留下客戶,也需要另外尋找會計頂上,容易造成服務的斷層。




在慧鑫,代理記賬已經被分割為五個模塊:收件—制單—審核—申報—財務查驗。


每個模塊由該組的人負責,做完這一部分的內容流轉到下一組。即五個項目組服務一家客戶,還不包括呼叫中心、外勤客服等。








而每個模塊的工作內容都形成了量化的標準,細化到收件如何收,貼發票有什么要求,什么單據錄入什么科目,憑證如何擺放等。新來的員工根據操作流程圖,照著做就是了。










而支撐整個代賬流程的“秘密武器”就是慧鑫自主研發的“智能管家”系統。前端記錄流水賬,后臺自動智能生成專業財務數據,記賬、報表、稅務申報一條龍服務。重復的事情交給系統做,簡單的事情基礎員工做,關鍵環節由資深財務老師把關,二重審核,減少錯誤。








總的來說,通過信息自動化及流程改革,慧鑫實現了用先進的“工廠”流水線模式代替現有的代賬“作坊”模式,在提高效率的基礎上,大幅壓縮成本,實現規模效應。公司服務的客戶在短短兩三年里由幾百家突破性的增長到2500多家!而專門服務人員僅增加了5位!




但是,我們并沒有滿足于此,新系統的改進仍在不斷進行中,未來,信息自動化和創新型的服務流程,將成為慧鑫領先于同行的核心競爭力!
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